一、资料格式要求

1．文件名的标注：以人物、每次会议或活动为单位创建文件夹，来存放与之相关的所有资料，并需在每张照片的文件名标注清楚时间、地点及名称。文件名范例：2009年11月19日第四届COA大会邱贵兴院士致开幕辞（照片为邱院士在该会上致辞的照片）。

2．照片和简历：1-3张照片（证件、工作、生活），简历包括主要经历、学术著作、研究、教学等方面的成就。

3．电子版JPG文件，文件大小1兆左右。纸质照片可自行扫描，转换为电子文件。

4．文章：要求为电子版可编辑文件，年代久远的文史资料可自行录入并转为电子文件。

5．视频资料：如为录像带，请转成电子格式，视频资料请刻录光盘。

二、资料递送方式及程序

1．资料收集完成后，可根据资料的不同形式（电子/实物）选择相应的递送方式。电子文件直接发送到指定邮箱；实物资料可直接快递到邮寄地址。

2． 特快专递：不能发送邮件的，由于资料珍贵，请以特快专递方式邮寄至庆典工作办公室。使用后庆典办公室仍以特快专递方式寄回原址。